-Göreviniz gereği yapmış olduğunuz her türlü haberleşme maksatlı yazışmalarda kurumsal e posta adresinizin kullanılması zorunludur .Özel uzantılı e-posta hesaplarınızı (hotmail, gmail vb. ) kullanmanız yasaktır.
-Birim e posta adreslerinin her gün , adınıza açılan kurumsal e postaların ise iş yoğunluğunuza uygun olarak en az iki günde bir kontrol edilmesi gerektiğini hatırlatmak isterim.
Bilindiği üzere İl Müdürlüğümüzde ve İlçe Müdürlüklerimizde görevli tüm personele @gthb.gov.tr uzantılı kurumsal e-posta adresi tanımlanmıştır.
Bu adresler oldukça ilgi görmüş, benimsenmiş ve hızla yaygınlaşarak hotmail , gmail uzantılı özel e-posta hesaplarının yerini almıştır.
Bu yaygınlaşma ile beraber iki temel sorun ortaya çıkmıştır.
1- E-posta hesabının şifresinin sıklıkla unutulması :
a) Bu sorunun çözümü kullandığınız kurumsal e-posta hesabına alternatif e-posta adresi tanımlamaktır.
Ekli şablonda dört aşama ile anlatılan ayarlamayı yaptığınız takdirde şifrenizi unuttuğunuzda yeni şifreniz alternatif e-posta adresinize gelecektir.
2- İmza sütununu olmaması :
a) İmza sütunun önemi e-posta ile talep ileten personelin kim olduğunu ,nerede hangi görev ünvanı ile çalıştığını, iletişim bilgilerinin neler olduğunu bilmemize yaramaktadır.
İmza sütununu resmi yazışmalardaki "alt bilgi " yazısına benzetebiliriz. İmza sütunu boş olan personelden gelen yazılı talepleri karşılamakta zorlanmaktayız.
Ekli şablonda altı aşama ile anlatılan ve örnek format ayar bir kez kayıt edildiğinde tüm yazışmalara otomatik olarak düşmektedir.
Bu iki temel ayarın yapılması Başkanlığımızla gereksiz yazışmaları önleyeceği gibi, bir standardın oluşmasına da katkı sağlayacaktır.
Ayrıca ;
-Bakanlığımızca tahsis edilen e-posta adresleri ile erişiminde kullanılan parolaların kişisel işlemlerde (e-ticaret, sosyal ağ üyeliği vb.) kullanılmaması,
-Kullanıcı adı ve parolaların başka kişi ve kurumlarca paylaşılmaması,
-Kurumsal nitelikli elektronik yazışmalarda ise kurumsal e-posta adreslerinin kullanılması gerekmektedir.
Adınıza tahsis edilen e-posta adresini http://gthb.tarim.gov.tr/mail.aspx linkinden öğrenebilirsiniz.
E-postalarınıza http://mail.gthb.gov.tr/webmail/ linkinden ulaşabilirsiniz.